Executive Assistant

At ING we are looking for an Executive Assistant

We are looking for a talented and motivated professional to join our Executive Assistants Team at ING Bank, with a strong focus on internal events coordination at national and international level.

You will be part of an expert, collaborative team delivering high‑quality support and solutions across a variety of needs, including:

• Advanced calendar management
• Scheduling complex meetings involving multiple stakeholders, time zones, and seniority levels
• Coordination and support for internal events, workshops, townhalls, and offsites.
• Providing support during peak workload periods or critical business milestones.

This role offers the opportunity to contribute to high‑impact initiatives in a dynamic environment, while working closely with senior stakeholders and cross‑functional teams.

• Act as a first point of contact for internal and external stakeholders
• Proactively manage and maintain the agendas of management team members, including scheduling meetings and conference calls
• Organize and coordinate meetings and internal events, ensuring all required materials, logistics, and catering arrangements are in place
• Provide comprehensive administrative and organizational support
• Deliver ad‑hoc support for major projects and initiatives as required
• Liaise with Executive Assistants and PAs at international level to ensure alignment and delivery of shared commitments

Want to know if this job is made for you? These are some of the qualities that we value the most for this role. And if the shoe fits… don’t hesitate to apply!

• Willing to take the initiatives and give reminders.
• Proactive, efficient, and able to always maintain a high degree of confidentiality.
• Attention to detail.
• Collaborative and good at building relationships.

• Bachelor's Degree
• 2-3 years’ professional experience, international environment experience is a plus.
• Excellent written and verbal communication skills
• Time management and organizational skills
• Strong Microsoft Office skills
• Strong proficiency in Microsoft PowerPoint – proven ability to craft high‑impact executive presentations for senior stakeholders, while ensuring alignment with corporate brand and style guidelines.
• Proficient English (both spoken and written)
• Ability to work in an international environment.

The time you spend at work, the challenges you face or the lessons you get are very important, but… What about your personal life? At ING we want your work to fulfil you in every way, and that is why we take care of even the smallest details.

• Be flexible my friend. Our model is all about flexibility and accountability. Keeping both our customers and our colleagues’ needs in mind, you determine together which days you work at home and which you come to ING MAD to offer your best self.
• Restaurant card – thinking about what to have for lunch doesn’t take up your time or your cravings.
• Our house will be your home. In our offices you can find electric mobility solutions, doctor, hairdresser, gym, The Good Service (to help you with errands) and much more.
• Health insurance – for you and all your family.
• Life insurance – we help you protect what matters most.
• Flexible remuneration – access to tax‑advantaged services such as nursery, transport card, training aids.
• Free company shuttle – no matter where you live, we have routes to get you to ING office in Madrid.
• Banking benefits – special loans with more beneficial conditions, special mortgage conditions after 6 months working at the bank, and the pension plan after 1 month.
• More vitality and belonging – 360 care of the employee (physical, mental, social connection & purpose), physiotherapy service on site, clinics with professional world‑class athletes, Gympass service, Employee Networks: Rainbow Lions (LGBTQI+), Leonas & RIÑG, International Remote work program.

We are a team of more than 1700 people sharing one idea: doing our bit in helping our clients create a better future for themselves, by providing them with the tools they need to get where they want to go.

We are a fully online bank where technology, innovation, simplicity and transparency are the main ingredients, and the first one to work with agile methodologies.

Although based in Spain, we are lucky to work in a global bank with presence in more than 40 countries.

We are proud of having a diverse team and are committed to continue developing a culture of Diversity, Inclusion and Belonging to foster collaboration and innovation that represents all collectives in society.

And although we look orange on the outside, we are green on the inside. Our sustainability ambition is Empowering (y)our Sustainability journey. We are embarking on our own path, but we also accompany our clients when they decide to embark on it.

Making things happen, helping others be successful, always being one step ahead—that’s our DNA. If you look at yourself in the mirror and your reflection matches our way of being and working… we are looking forward to meeting you!

At ING, you belong just as you are. We hire and support people for their talent and potential — and we know that when you can be yourself, you do your best work.

Buscamos a una persona profesional con talento y motivación para unirse a nuestro equipo de Executive Assistants en ING Bank, con un fuerte foco en la coordinación de eventos internos, tanto a nivel nacional como internacional.

Formarás parte de un equipo experto y colaborativo que ofrece soporte y soluciones de alta calidad para una amplia variedad de necesidades, incluyendo:

• Gestión avanzada de agendas
• Planificación de reuniones complejas en las que participan múltiples stakeholders, diferentes zonas horarias y distintos niveles de seniority
• Coordinación y soporte de eventos internos, workshops, townhalls y offsites
• Prestación de apoyo durante periodos de alta carga de trabajo o hitos críticos del negocio

Este rol ofrece la oportunidad de contribuir a iniciativas de alto impacto en un entorno dinámico, trabajando estrechamente con stakeholders senior y equipos cross functional.

• Actuar como primer punto de contacto para stakeholders internos y externos
• Gestionar de manera proactiva y mantener las agendas de las personas del equipo directivo, incluyendo la organización de reuniones y conference calls
• Organizar y coordinar reuniones y eventos internos, asegurando que todo el material necesario, la logística y el catering estén correctamente preparados
• Proporcionar soporte administrativo y organizativo integral
• Ofrecer soporte ad hoc para grandes proyectos e iniciativas cuando sea necesario
• Coordinarte con Executive Assistants y PAs a nivel internacional para asegurar la alineación y el cumplimiento de compromisos compartidos

¿Quieres saber si este puesto está hecho para ti? Estas son algunas de las cualidades que más valoramos para este rol. Y si te ves reflejada/o… ¡no dudes en aplicar!

• Capacidad para tomar la iniciativa y realizar seguimientos y recordatorios
• Perfil proactivo, eficiente y con capacidad para mantener siempre un alto grado de confidencialidad
• Atención al detalle
• Perfil colaborativo y con habilidad para construir relaciones

• Titulación universitaria (Bachelor’s Degree)
• Entre 2 y 3 años de experiencia profesional; la experiencia en entornos internacionales es un plus
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
• Habilidades de gestión del tiempo y organización
• Sólidos conocimientos de Microsoft Office
• Alta competencia en Microsoft PowerPoint: capacidad demostrada para elaborar presentaciones ejecutivas de alto impacto para stakeholders senior, garantizando la alineación con la marca corporativa y las guías de estilo
• Nivel alto de inglés, tanto hablado como escrito
• Capacidad para trabajar en un entorno internacional

El tiempo que pasas en el trabajo, los retos a los que te enfrentas o los aprendizajes que obtienes son muy importantes, pero… ¿y tu vida personal? En ING queremos que tu trabajo te llene en todos los sentidos, y por eso cuidamos hasta el más mínimo detalle.

• Be flexible my friend. Nuestro modelo se basa en la flexibilidad y la responsabilidad. Teniendo en cuenta tanto las necesidades de nuestros/as clientes como de nuestras personas, tú decides junto con tu equipo qué días trabajas desde casa y qué días vienes a ING MAD para dar tu mejor versión.
• Tarjeta restaurante. Para que pensar qué comer no te quite tiempo ni energía.
• Nuestra casa será tu casa. En nuestras oficinas encontrarás soluciones de movilidad eléctrica, servicio médico, peluquería, gimnasio, The Good Service (para ayudarte con tus gestiones) ¡y mucho más!
• Seguro de salud. Para ti y para toda tu familia (cónyuge/pareja e hijas/os).
• Seguro de vida. Te ayudamos a proteger lo que más te importa.
• Retribución flexible. Además, disfrutarás de nuestro modelo de retribución flexible, que te permitirá acceder de forma fiscalmente ventajosa a otros servicios como guardería, abono transporte, ayudas a la formación…
• Lanzadera gratuita de empresa. No importa dónde vivas. Contamos con 6 rutas (Norte, Centro, Sur, A5, A42 y A6) para llevarte cómodamente a nuestra oficina de ING en Madrid.
• Beneficios bancarios. Préstamos especiales con condiciones más ventajosas. Condiciones especiales en hipotecas tras 6 meses trabajando en el banco. ¡Y podrás beneficiarte de nuestro plan de pensiones tras 1 mes con nosotras/os!
• Más vitalidad y más sentimiento de pertenencia. Cuidado 360 de la persona empleada (bienestar físico, mental, conexión social y propósito). Servicio de fisioterapia en las oficinas. Clínicas con deportistas profesionales de primer nivel. Servicio Gympass. Employee Networks: Rainbow Lions (LGBTQI+), Leonas y RIÑG. Programa de International Remote Work.

Somos un equipo de más de 1.700 personas que compartimos una idea: aportar nuestro granito de arena para ayudar a nuestros/os clientes a crear un futuro mejor para sí mismas/os, proporcionando las herramientas que necesitan para llegar donde quieren estar.

Un banco 100 % online donde la tecnología, la innovación, la simplicidad y la transparencia son los ingredientes principales, y el primero en trabajar con metodologías agile.

Y aunque estamos ubicadas/os en España, tenemos la suerte de trabajar en un banco internacional con presencia en más de 40 países.

Estamos orgullosas/os de contar con un equipo diverso y estamos comprometidas/os a seguir desarrollando una cultura de Diversidad, Inclusión y Pertenencia que fomente la colaboración y la innovación, y represente a todos los colectivos de la sociedad.

Y aunque por fuera seamos naranjas, por dentro somos verdes. Nuestra ambición en Sostenibilidad es Empowering (y)our Sustainability journey. Estamos recorriendo nuestro propio camino, pero también acompañamos a nuestras/os clientes cuando deciden iniciar el suyo.

Hacer que las cosas pasen, ayudar a que otras personas tengan éxito, ir siempre un paso por delante: ese es nuestro ADN. Si te miras al espejo y tu reflejo encaja con nuestra forma de ser y de trabajar… tenemos muchas ganas de conocerte!

En ING, perteneces tal y como eres. Contratamos y apoyamos a las personas por su talento y potencial, y sabemos que cuando puedes ser tú misma/o, haces tu mejor trabajo.